Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców - Powiatowy Urząd Pracy w Rzeszowie

Informujemy, iż od 1 lipca 2024 r. wchodzą w życie przepisy Ustawy z dnia 15 maja 2024 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw.

Główne zmiany dotyczą:

• przedłużenia do dnia 04 marca 2026 r. legalizacji pobytu obywateli Ukrainy na terytorium RP,
• skrócenia z 14 na 7 dni terminu na przesłanie powiadomienia przez pracodawcę zatrudniającego obywatela Ukrainy,
• wprowadzenia konieczności złożenia kolejnego powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w przypadku gdy zmieniły się: rodzaj umowy, stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia,
• wprowadzenia wymogu wskazywania w powiadomieniu o zatrudnieniu obywatela Ukrainy co najmniej minimalnego wynagrodzenia o pracę lub minimalnej stawki godzinowej,
• wprowadzenia obowiązku poinformowania przez obywatela Ukrainy pracodawcy o doręczeniu mu decyzji o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

 
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 15 maja 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw
 
 
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621)

Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się, jeżeli: 

• podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi jest polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi oraz
• wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem, nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku oraz
• praca będzie wykonywana przez cudzoziemca w zakresie działalności określonych w rozporządzeniu oraz
• praca będzie wykonywana przez cudzoziemca w okresie nieprzekraczającym 9 miesięcy w roku kalendarzowym. 

DO WNIOSKU O WYDANIE ZEZWOLENIA NA PRACĘ SEZONOWĄ, NALEŻY DOŁĄCZYĆ:

1. cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek;
2. cyfrowe odwzorowanie ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP – jeżeli cudzoziemiec przebywa w Polsce;
3. dokumenty potwierdzające powierzenie pracy cudzoziemcowi, którego dotyczy wniosek, zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową co najmniej raz w ciągu 5 ostatnich lat – jeżeli wnioskodawca występuje o wpisanie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej na okresy przypadające w ciągu 2 lub 3 kolejnych lat kalendarzowych;
4. dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;
5. dowód wniesienia opłaty określający cudzoziemca, którego dotyczy wniosek;
6. w przypadku wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową: umowę między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem, będącą podstawą wykonywania pracy zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową;
7. dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym.

Jeżeli nie ma możliwości uzyskania dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym – przed wydaniem zezwolenia na pracę sezonową podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania kwalifikacyjne i inne warunki dotyczące zawodu regulowanego po wydaniu zezwolenia na pracę lub wpisaniu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.

Ponadto wraz z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę sezonową podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi składa oświadczenie, iż:

• wysokość wynagrodzenia podana we wniosku nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku;
• posiada środki finansowe lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi;
• według jego wiedzy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek, był / nie był prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.  Kodeks karny (Dz. U. z 2025 r. poz. 383).

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do składanego wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową dołącza dokumenty elektroniczne lub cyfrowe odwzorowania dokumentów, jeżeli dokument został sporządzony w postaci papierowej. Na żądanie organu rozpatrującego sprawę  podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi:

• przedstawia do wglądu oryginały dokumentów, których cyfrowe odwzorowania zostały dołączone do oświadczenia lub do wniosku;
• dołącza inne dokumenty lub dowody potwierdzające okoliczności istotne dla rozpatrzenia sprawy.

Dokumenty sporządzone w języku obcym, z wyjątkiem dokumentów podróży, służące za dowód odpowiednio w postępowaniu w sprawie o wydanie zezwolenia na pracę albo o przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową, dołącza się wraz z ich tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych, prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. 

Przed złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową  podmiot dokonuje wpłaty w wysokości 100 zł. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy urzędu:
Odbiorca:  Powiatowy Urząd Pracy w Rzeszowie
                   35-242 Rzeszów
                   ul. Partyzantów 1A
Nazwa Banku: PKO Bank Polski S.A.  Oddział 2 w Rzeszowie
Nr Konta:  14  1020 4391  0000  6802  0202  4669

Jeżeli wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową nie spełnia wymagań ustalonych przepisami prawa, starosta wzywa wnioskodawcę, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia złożenia wniosku, do usunięcia braków formalnych.  

W sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego starosta po uzupełnieniu braków formalnych wpisuje wniosek do ewidencji lub wydaje decyzję o odmowie wydania zezwolenia na pracę sezonową w terminie 30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku. 

Zezwolenie na pracę sezonową wydaje się po wjeździe cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego, jeżeli polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przedstawił właściwemu staroście oświadczenie o zgłoszeniu się cudzoziemca do pracy wraz z kopią dokumentu podróży cudzoziemca zawierającego wizę, na podstawie której cudzoziemiec aktualnie przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, lub odcisk stempla potwierdzającego wjazd cudzoziemca w ramach ruchu bezwizowego oraz potwierdzenie daty wjazdu na terytorium państw obszaru Schengen w celu wykonywania pracy sezonowej. 

OBOWIĄZKI PRACODAWCY 

• zawiera umowę pisemną z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawia cudzoziemcowi tę umowę w języku zrozumiałym dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w zezwoleniu;
• przekazuje organowi, który wydał zezwolenie na pracę kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku, kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy;
• informuje cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem w sprawie zezwolenia na pracę oraz przekazuje cudzoziemcowi decyzje o wydaniu, zmianie lub uchyleniu zezwolenia na pracę, a także informację o odmowie wydania zezwolenia na pracę;
• żąda od cudzoziemca przedstawienia (przed rozpoczęciem pracy) ważnego dokumentu pobytowego i przechowuje jego kopię przez cały okres pracy cudzoziemca;
• przestrzega wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom (umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna).

Jeżeli wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową został wpisany do ewidencji wniosków, a polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi nie przedstawił oświadczenia o zgłoszeniu się cudzoziemca do pracy w celu wykonywania pracy sezonowej, postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na pracę sezonową ulega umorzeniu z mocy prawa: 

• z upływem 90 dni od terminu rozpoczęcia pracy określonego we wpisie do ewidencji wniosków lub 
• z upływem terminu zakończenia pracy określonego we wpisie do ewidencji wniosków. 

Jeżeli postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na pracę sezonową uległo umorzeniu, wpis do ewidencji wniosków ulega unieważnieniu z mocy prawa.

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621)

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa za pomocą systemu teleinformatycznego polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, jeżeli: 

1. cudzoziemiec jest obywatelem państwa określonego w drodze rozporządzenia tj. Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii oraz Ukrainy oraz
2. cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz 
3. cudzoziemiec będzie wykonywał pracę poza zakresem działalności określonych w przepisach dotyczących zezwolenia na pracę sezonową oraz 
4. powierzenie pracy cudzoziemcowi nie będzie dotyczyło przypadków: pełnienia funkcji w zarządzie oraz
5. okres wykonywania pracy określony w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie będzie dłuższy niż 24 miesiące oraz 
6. dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia. 

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi niespełniające wyżej określonych warunków pozostawia się bez rozpoznania.

Do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dołącza się oświadczenia złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej:

1. oświadczenie podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, czy zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy z dnia 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcowi na terytorium RP, zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi; 
2. dokumenty potwierdzające okoliczności określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz okoliczności uzasadniające dokonanie wpisu tego oświadczenia do ewidencji oświadczeń, a także potwierdzające dokonanie opłaty, o której mowa w art. 63 ust. 1. 

DO  OŚWIADCZENIA O POWIERZENIU PRACY CUDZOZIEMCOWI NALEŻY DOŁĄCZYĆ:

1. cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie;
2. dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;
3. dowód wniesienia opłaty, o której mowa w art. 63 ust. 1 ustawy, określający cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie,
4. dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym.

Jeżeli nie ma możliwości uzyskania dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym - przed wpisaniem oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń  podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania kwalifikacyjne i inne warunki dotyczące zawodu regulowanego po wydaniu zezwolenia na pracę lub wpisaniu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.

Ponadto wraz z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi składa oświadczenie, iż:

• wysokość wynagrodzenia podana w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku;
• posiada środki finansowe lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi;
• według jego wiedzy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, był / nie był prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.  Kodeks karny (Dz. U. z 2025 r. poz. 383).

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do składanego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dołącza dokumenty elektroniczne lub cyfrowe odwzorowania dokumentów, jeżeli dokument został sporządzony w postaci papierowej. Na żądanie organu rozpatrującego sprawę  podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi 

• przedstawia do wglądu oryginały dokumentów, których cyfrowe odwzorowania zostały dołączone do oświadczenia lub do wniosku;
• dołącza inne dokumenty lub dowody potwierdzające okoliczności istotne dla rozpatrzenia sprawy.

Dokumenty sporządzone w języku obcym, z wyjątkiem dokumentów podróży, służące za dowód odpowiednio w postępowaniu w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń dołącza się wraz z ich tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych, prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się wraz z opłatą w wysokości 400 zł. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy urzędu:
Odbiorca:    Powiatowy Urząd Pracy w Rzeszowie
                      35-242 Rzeszów
                      ul. Partyzantów 1A
Nazwa Banku: PKO Bank Polski S.A.  Oddział 2 w Rzeszowie
Nr Konta:  24  1020 4391  0000  6402 0202  4685

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń wpisuje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.

Starosta odmawia dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli: 

1. wysokość wynagrodzenia cudzoziemca będzie niższa niż:

• wysokość wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku oraz
• wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub

1. oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zawiera nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje lub polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołączył do tego oświadczenia dokumenty zawierające takie dane, lub
2. zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–n, pkt 2 lub 4– 11 ustawy, lub
3. osoba fizyczna będąca polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi albo działająca w imieniu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi została co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarana za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 10, w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

W sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego wpis albo odmowa dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń następuje nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania tego oświadczenia, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania tego oświadczenia.

W postępowaniu w sprawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi stroną postępowania jest wyłącznie podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi.

OBOWIĄZKI PRACODAWCY:

1. uwzględnia w umowie z cudzoziemcem warunki określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zmianę warunków, która nie wymaga nowego oświadczenia;
2. przed powierzeniem pracy pracodawca przekazuje za pomocą systemu teleinformatycznego kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim;  
3. dostosowuje wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
4. podwyższa wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej; 
5. przekazuje cudzoziemcowi oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń; 
6. zachowuje należytą staranność w postępowaniu w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń; 
7. udostępnia staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4, sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski; 
8. na wniosek pracodawcy użytkownika przekazuje mu kopię oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dotyczącego pracownika tymczasowego. 

Wpis nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie jest wymagany, jeżeli: 

1. nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika; 
2. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę; 
3. zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;  
4. nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca. 

Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, powiadamia wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy; 
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń. 

Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, powiadamia starostę, który dokonał wpisu, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył pracę przed dniem zakończenia pracy określonym w tym oświadczeniu. Wskutek tego powiadomienia, wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń ulega unieważnieniu z mocy prawa.

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP znosi obowiązek wydawania informacji starosty na temat możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych podmiotu powierzającego wykonanie pracy cudzoziemcowi wymaganej jako załącznik do wniosku o zezwolenie na pracę.