W ubiegłym roku przystąpiliśmy do realizacji pilotażowego projektu digitalizacji zasobów archiwalnych zgromadzonych w naszej składnicy, w postaci akt osobowych osób bezrobotnych, pozostających w ewidencji PUP Rzeszów na przestrzeni ostatnich 28 lat. Jego celem jest wypracowanie optymalnego modelu ucyfrowienia zasobów archiwalnych w Powiatowych Urzędach Pracy.

Niezbędny sprzęt i infrastruktura techniczna do realizacji tego projektu została zakupiona ze środków przekazanych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Opierając się na swoim bogatym doświadczeniu i wiedzy opracowaliśmy autorską procedurę procesu digitalizacji, którego bazą było stworzenie wykazu i słowników dokumentów podlegających skanowaniu.

Proces digitalizacji w PUP w Rzeszowie odbywa się kompleksowo w siedzibie naszego urzędu i realizowany jest przez powołany do tego celu zespół, w skład którego wchodzą nasi pracownicy. Przygotowane i opisane wcześniej dokumenty zaraz po zeskanowaniu są weryfikowane pod kątem czytelności, a następnie wczytywane bezpośrednio do elektronicznej karty osoby bezrobotnej. Digitalizacja odbywa się dwutorowo. Pierwszy kierunek obejmuje skanowanie dokumentów archiwalnych – jego celem jest zwolnienie miejsca w składnicy akt.

Drugi realizowany jest natomiast na wszystkich stanowiskach rejestracyjnych i wybranych stanowiskach w Centrum Aktywizacji Zawodowej – dotyczy bieżącego ucyfrowienia dokumentów dostarczanych przez osoby pozostające w chwili obecnej w ewidencji. Pozwala to na bezpośredni dostęp do złożonych dokumentów każdemu pracownikowi urzędu i wykorzystanie ich  w bieżącej pracy z klientem. To z kolei przekłada się na wyższą efektywność pracy, oszczędność czasu, szybszy obieg danych, a przede wszystkim zwiększa bezpieczeństwo przetwarzania pozyskiwanych informacji.

Z naszego doświadczenia korzystają już inne urzędy. Od czerwca ubiegłego roku (kiedy to miała miejsce konferencja zorganizowana przez MRPiPS, podczas której omówiliśmy nasz projekt), gościliśmy osiem delegacji Powiatowych Urzędów Pracy z województw: podkarpackiego, małopolskiego i lubelskiego zainteresowanych wdrożeniem digitalizacji u siebie. Nie brakuje także zapytań telefonicznych.

Podczas wspomnianych wizyt prezentujemy nie tylko infrastrukturę techniczną niezbędną do prowadzenia tego procesu, ale przede wszystkim przedstawiamy wszystkie etapy związane z jego przebiegiem oraz efekt końcowy.

Już dzisiaj możemy jednoznacznie stwierdzić, że podjęta przez nas inicjatywa nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale też ze względu na tak szybki postęp technologiczny jest niezbędna do właściwego funkcjonowania każdej jednostki publicznej. Ponadto wprowadzone rozwiązania mają nieocenioną wartość przy uszczelnieniu systemu przepływu pieniędzy publicznych i szybką wymianę informacji pomiędzy urzędami pracy, ZUS-em, urzędami skarbowymi, strażą graniczną itp.

Digitalizacja to jeden z etapów uruchomienia w PUP w Rzeszowie kompleksowego, elektronicznego obiegu dokumentów urzędowych – zarówno tych zalegających w archiwum, jak i składanych na bieżąco. Rok 2018 poświęcamy na wdrożenie elektronicznego dziennika podawczego i sprzężenie tych działań z rejestracją elektroniczną. Chcielibyśmy, aby do końca 2019 r. wszystkie dokumenty wpływające do urzędu znajdowały się na nośnikach elektronicznych. Naszym celem jest pełna cyfryzacja urzędu i maksymalne wykorzystanie rozwiązań technologicznych w obsłudze naszych klientów i partnerów.